案件処理演習の優先順位：順番当てではなく「グループ分け」で考える

メールやメモの束を、限られた時間で処理する演習では、案件の優先順位を問われることがあります。20件に1番から20番までの番号を付ける形もあれば、案件ごとに高・中・低を付ける形もあります。

当サイトでは、購入者のレビュー206件を分類しました（2026年10月）。この演習の解き方、優先順位、時間配分を求めた声が46件ありました。

本への不満として、優先順位の付け方が書かれていない、という声もありました。件数は検索語の選び方に左右されるので、よくある要望の一つとして見てください。

この記事では、優先順位を「順番当て」ではなく「グループ分け」で考える手順を説明します。

※この記事に出てくる会社、人物、案件は、説明のために作った架空のものです。

評価する側は、細かい順番より大きなずれを見る

優先順位は、1番から20番までを正確に当てるものではない、という説明があります。急ぐべき案件を後ろに回していないか、急がない案件に時間を使っていないか、という大きなずれが見られる、という考え方です。知恵袋の回答などでの説明で、公式の基準ではありません。

この考え方に立つと、7番と8番のどちらが先かで悩む時間は、あまり意味がありません。悩むなら、その案件がどのグループに入るかを悩むほうが、答えの質に響くと考えられます（推測）。

知恵袋には、時間切れで優先順位の番号を書きそびれた、という質問もありました。順番を1件ずつ決めようとすると、時間がかかります。先にグループに分けておけば、番号は後から機械的に振れます。

グループ分けの手順

演習全体の進め方では、最初の10分で全件に目を通し、4つの優先度に分ける方法を紹介しました（案件処理演習の進め方）。ここでは、その分け方を細かく説明します。

手順1：期限で2つに分ける

最初に、自分が席を外す前に動く必要があるかどうかだけで分けます。演習では、着任の初日や、翌日からの不在など、「時間の区切り」が設定されていることがあります。その区切りより前に、誰かが困る案件かどうかを見ます。

手順2：「前に動く」案件を、自分か人かで分ける

区切りより前に動く案件を、さらに2つに分けます。

• 自分でなければ判断できない：責任者としての判断、顧客や上司への対応、人事にかかわること
• 判断だけして、人に任せられる：手順が決まっている作業、担当がはっきりしている確かめごと

ここで「全部自分で」とすると、自分のグループがふくらみ、時間が足りなくなります。任せる案件でも、誰に、いつまでに、どう報告してもらうかは書きます。

手順3：残りを「急がない」と「処理しなくてよい」に分ける

区切りの後でよい案件のうち、自分の部署が動く必要のない案件を、処理しなくてよいグループに入れます。見分け方は、処理しなくてよい案件と急がない至急の見分け方で説明しました。

手順4：つながる案件を、高いほうのグループにそろえる

同じ人、同じ日付、同じ出来事が出てくる案件は、つながっていることがあります。つながる案件どうしが別のグループに分かれていたら、高いほうのグループにそろえます。一方だけを先に処理すると、もう一方の情報を使えないからです。

グループの中の順番の決め方

番号を付ける形式なら、グループの中の順番を決めます。迷ったら、次の順で決めます。

1. 影響が広い案件を先に（顧客や住民など外の人、部署全体にかかわるもの）
2. 期限が早い案件を先に
3. ほかの案件の前提になる案件を先に

この3つで決まらなければ、どちらが先でも大きな差はないと考えて、先に進みます。グループが正しければ、中の順番の違いは小さなずれにとどまると考えられます（推測）。

架空の例：スーパーの店長の8案件

場面：地域のスーパーの店長に着任して2週目の月曜の朝です。明日と明後日は、近くに新しく開く系列店の応援に入るため、自分の店には出ません。机の上に、次の8件がありました。

区切りは「明日から2日間の不在」です。手順に沿って分けると、次のようになります。

ウとカは、どちらも特売品の欠品の話です。カだけを見ると急がない声に見えますが、ウとつながるので、同じグループにそろえました。先週も同じことが起きていたなら、仕入れの仕組みの問題かもしれません。

アは締切が木曜で、店に戻った日に仕上げても間に合います。ただし、戻った日にすぐ仕上げられるよう、副店長に下準備を頼む一言は書いておきます。

「前に動く・自分」の2件では、ウを先にします。明日の売り場でお客様にどう伝えるかは、今日のうちに決めないと間に合わないからです。カは、ウの対応を決めた後に、先週の欠品の原因を確かめる案件として扱います。

「急がない」の3件では、クを先にします。棚卸しと見学の受け入れの日の調整は、学校やパートの人の予定にも響くので、早めに方針だけ伝えます。アとエは、戻った日に取りかかる順で並べます。

答えの形式に合わせて書く

グループが決まれば、答えの形式に合わせて書き出すだけです。

• 1番から順に番号を付ける形式：グループの上から順に、中の順番どおり番号を振ります。時間が足りないときも、グループだけは先に書いておけば、番号の書き落としを防げます。
• 高・中・低を付ける形式：「前に動く」の2つを高、「急がない」を中、「処理しなくてよい」を低にします。
• 案件ごとに処理を書く形式：各案件の冒頭に、グループと、そう判断した理由を一言書きます。たとえば「明日の売り場に響くため、本日中に対応」のような形です。

理由の一言があれば、評価する側と分け方が違ったときも、考え方は伝わると考えられます（推測）。

迷ったときは、高いほうに入れる

2つのグループのどちらか迷う案件は、高いほうのグループに入れます。高く見積もった案件を短く書くことはできますが、低く見積もって書かなかった案件は、取り戻せないからです。

ただし、高いグループに入れすぎると、時間が足りなくなります。「前に動く・自分」が全体の4分の1を超えたら、任せられる案件がまぎれていないかを見直します。この4分の1は、当サイトの推測による目安です。

一人で練習するときの手順

グループ分けは、本文を全部読まなくても練習できます。

1. 案件の束の件名と差出人だけを見て、4つのグループに分ける
2. 本文を読み、分け直す
3. 分け方が変わった案件に印を付け、何を読んで変えたかを一言書く

印の付いた案件が、自分の読み違いの癖です。業種が違う設定でも、「区切りの前に誰が困るか」は本文から読み取れます。

一人で練習するときの限界

自分で作った案件では、どれがどのグループかを知ったうえで分けることになります。初めて読む案件で分ける練習には、他人が作った案件が要ります。

昇格パスの無料体験では、案件処理演習の1案件を5分で試せます。書き終えると評価票が出て、観点ごとの評価と、根拠になった自分の記述を確かめられます。

体験は1件なので、グループ分けの練習にはなりません。分けた後に、急ぐ案件を型で書く練習として使えます。匿名で使え、会社に知らせることはありません。

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